La fonctionnalité de collaboration vous permet d'envoyer vos publications planifiées sur les réseaux sociaux à des collaborateurs externes, en dehors de votre compte Iconosquare, leur permettant d'approuver, de rejeter mais aussi de laisser des notes sur vos publications !
Comment ça fonctionne ?
- Lorsque vous planifiez une publication sur votre compte Iconosquare, faites défiler jusqu'en bas de la page, au niveau de la ligne "Statut" et changez le statut pour "En attente d'approbation".
- Cliquez ensuite sur « Sauvegarder & soumettre à approbation».
- Sur la fenêtre de confirmation, vous retrouverez le lien à partager à vos collaborateurs externes. Ce lien peut aussi être trouvé dans Publication > Collaboration > Paramètres de partage. Il est unique pour chaque profil social.
- Le média sera alors défini sur "En attente de validation" et les collaborateurs externes pourront utiliser le lien que vous leur avez partagé pour accéder au média et lui laisser des commentaires.
- Vous serez averti lorsqu'ils laisseront des notes ou changeront le statut de la publication. Une fois la publication approuvée, vous pouvez ensuite terminer le processus de planification.
A propos du lien de partage
- Le lien de partage est exclusif à chaque profil social, et ce lien permet à vos collaborateurs externes d'accéder à la zone de collaboration pour laisser des commentaires et modifier le statut des publications en attente d'approbation.
- Vous pouvez accéder au lien de partage à partir de la page de confirmation lors de la planification d'une publication. Mais vous pouvez également y accéder sous Publication → Collaboration → Paramètres de partage. De là, vous pourrez accéder aux différents liens de partage pour chaque profil social sous votre compte Iconosquare.
- Le lien peut être mis à jour si nécessaire (pour des raisons de sécurité), mais vous n'avez pas besoin de fournir un nouveau lien aux collaborateurs chaque fois que vous envoyez une publication pour approbation.
- Toute personne à qui vous envoyez ce lien pourra accéder à la zone de collaboration pour ce profil social. Ils n’ont pas besoin pas d’accéder à un compte ou de posséder un abonnement à Iconosquare. Une fois qu'ils ont le lien, ils peuvent accéder à tout moment à la zone de collaboration.
- Le lien peut être sécurité avec un mot de passe.
- Vous devrez partager le lien (et le mot de passe si nécessaire) avec vos collaborateurs externes manuellement (par e-mail, par exemple). Il n'est pas possible d'envoyer le lien automatiquement depuis Iconosquare.
Que verront les collaborateurs externes lorsqu'ils ouvriront le lien et accèderont à la zone de collaboration ?
- Lors de l'ouverture du lien, le collaborateur externe sera invité à entrer son nom (afin que vous puissiez identifier le commentaire qui a été laissé).
- Si vous avez sécurisé le lien avec un mot de passe, ils devront le saisir ici.
- Ils pourront ensuite consulter le calendrier du planificateur pour ce profil social (avec une plage de dates illimitée). Ils peuvent voir les publications programmées, ainsi que les publications en attente d'approbation, les publications déjà approuvées mais encore non programmées et les publications qui ont été rejetées.
- Ils ne pourront pas voir les médias que vous avez enregistrés en tant que "Brouillon".
Comment les collaborateurs externes laissent-ils des commentaires sur les publications ?
- Dans la zone de collaboration, les collaborateurs peuvent cliquer sur les publications en attente d'approbation, répertoriées sur le côté droit de la page (voir capture d'écran ci-dessus). Alternativement, ils peuvent cliquer directement sur les vignettes de publication sur le calendrier.
- Ils peuvent ensuite changer le statut de la publication en "Approuvé" ou "Rejeté", et laisser les notes qui pourraient être pertinentes pour vous et les autres collaborateurs .
Comment savoir si une publication a été approuvée ou rejetée ?
- Dès qu'un collaborateur externe modifie le statut d'une publication ou laisse une note, vous recevrez une notification par e-mail. Vous recevrez également une Notification sous l'onglet Notifications de la section Collaboration.
- Vous pouvez ensuite cliquer sur la notification pour afficher les commentaires sur la publication, et apporter les modifications nécessaires avant de cliquer sur « Planifier »
